OPOLCAN - kserokopiarki i drukarki w Opolu Systemy zarz?dzania dokumentami
 
 

znajdź urządzenie adekwatne do Twoich potrzeb

Centrum dokumentowe
Twojej firmy


SHARP MX-C311
Drukowanie, kopiowanie, skanowanie, faksowanie oraz archiwizacja dokumentów w jednym miejscu.


Dzięki nowej kompaktowej konstrukcji urzadzenie wielofunkcyjne Sharp MX-C311 zmiesci się nawet w najmniejszym biurze. Wysokie parametry pozwalaja zwiększyć wydajnosć a nowoczesne rozwiazania administracyjne ułatwiaja zdalne zarzadzanie urzadzeniem. Kserokopiarka, drukarka i fax w jednym miejscu!
Monitorowanie ilości wydruków przez pracowników
Redukcja kosztów
Dzięki Printoscope można monitorować wydruki pracowników, posiadając bieżące informacje kiedy i w jakim nakładzie wydrukowano dokument określonego typu (np. dokument tekstowy, e-mail, strona WWW) oraz jaką ten dokument miał nazwę. Dane gromadzone przez Printoscope pozwalają na ustalenie i przeanalizowanie przyzwyczajeń pracowników co do wykorzystania urządzeń oraz sposobów produkcji dokumentów. W każdej organizacji wykonywanych jest wiele wydruków, ale część z nich okazuje się niepotrzebna. Są to zarówno dokumenty, które z powodzeniem mogłyby istnieć wyłącznie w wersji elektronicznej, jak również dokumenty nie związane z działalnością firmy. Już sama świadomość, że proces drukowania jest poddawany kontroli, powoduje wśród pracowników zmniejszenie ilości wydruków. Ponadto wybierają oni drukarki, które są tańsze w eksploatacji. Program umożliwia wskazanie urządzeń przeciążonych, nie używanych lub generujących najwyższe koszty. Pozwala to na znaczne obniżenie kosztów drukowania bez inwestowania w nowy sprzęt. Printoscope ułatwia także planowanie zakupów materiałów eksploatacyjnych oraz planowanie innych wydatków związanych z produkcją dokumentów.
Limit druku
Printoscope pozwala dokładnie planować koszty wydruków dla całej firmy. Poszczególne osoby i działy mogą mieć ustalone miesięczne lub stałe limity wydruków. Po przekroczeniu limitu przez użytkownika Printoscope automatycznie informuje pracownika i jego przełożonego o przewyższeniu przyznanej ilości stron lub przyznanej kwoty. Mechanizm ten pozwala dokładnie planować koszty wydruków dla całej firmy. System udostępnia również informacje o pracownikach generujących najwyższe koszty, ułatwia wykrywanie ewentualnych nadużyć.
Rozliczanie projektów
W wielu przedsiębiorstwach obsługą jednego Klienta czy jednego projektu zajmuje się wiele osób, które nie koniecznie pracują w tym samym dziale. Aby rozliczyć wydruki wykonywane w ramach projektu i odpowiednio rozłożyć koszty z nim związane, należy powiązać odpowiednio użytkowników. Funkcja obsługi projektów umożliwia użytkownikowi wybór, do którego projektu ma zostać przypisany wykonany przez niego wydruk.
Pełna integracja
Printoscope bez przeszkód integruje się z praktycznie każdym systemem drukowania. Może monitorować wydruki wykonywane na urządzeniach wielofunkcyjnych, drukarkach lokalnych oraz sieciowych wszystkich typów i wszystkich producentów. Printoscope pozwala także na monitorowanie ilości kopii wykonywanych na urządzeniach wielofunkcyjnych. Instalacja Printoscope jest bardzo szybka, intuicyjna i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Printoscope Office rozpoznaje i rozlicza wydruki wykonywane w systemach Microsoft Windows oraz Novell NetWare. Wersja Printoscope Enterprise dodatkowo współpracuje z systemami Unix/Linux oraz aplikacjami Oracle i SAP R/3.
Bezpieczne drukowanie z terminalem
Printoscope Terminal Server chroniąc dokument przed nieuprawnionym użytkowaniem, zapewnia poufność i bezpieczeństwo wydruku oraz umożliwia odbiór wydruku z dowolnej drukarki w firmie (follow-me printing). Użytkownik wykonując wydruk na swoim komputerze, przesyła go do Printoscope Terminal Serwera, a nie bezpośrednio do drukarki. Następnie kieruje się do dowolnej drukarki objętej systemem, dokonuje identyfikacji pomocy karty lub PIN-u i za pomocą Terminala wybiera wydruk wykonany wcześniej na swoim komputerze. Po wykonaniu operacji treść wydruku kierowana Printoscope Terminal Servera do wybranej drukarki i dokument jest drukowany.
Rodzaje raportów
Raporty dotyczące użytkowników:
  • Liczba stron i koszty z podziałem na użytkowników z lub bez uwzględnienia drukarek
  • Wydruki użytkownika z uwzględnieniem liczby kolorów lub formatu papieru
  • Najwięcej drukujący użytkownicy (strony lub koszty)
  • Limity użytkowników (strony lub koszty)
  • Obciążenie miesięczne użytkownika
  • Billing użytkownika
  • Największy wydruk i koszt z podziałem na użytkowników
  • Najwięcej drukujący użytkownicy w dziale (strony i koszty)

Raporty dotyczące jednostek organizacyjnych:
  • Wydruki na dział z uwzględnieniem formatu papieru lub liczby kolorów
  • Liczba stron i koszty na dział z lub bez uwzględnienia drukarek
  • Najwięcej drukujący użytkownicy w dziale lub działy (strony lub koszty)
  • Billing działu
  • Porównanie dwóch miesięcy na działy z lub bez uwzględnienia użytkowników

Raporty dotyczące drukarek i/lub urządzeń wielofunkcyjnych:
  • Liczba stron i koszty na urządzenie
  • Wydruki na urządzeniach z uwzględnieniem formatu papieru i liczby kolorów
  • Najwięcej drukujące urządzenia (strony lub koszty)

Raporty dotyczące trybu i formatu wydruku oraz typu dokumentu:
  • Wydruki użytkowników w działach z uwzględnieniem liczby kolorów lub formatu papieru
  • Wydruki użytkowników na drukarkach z uwzględnieniem liczby kolorów lub formatu papieru
  • Wszystkie wydruki z uwzględnieniem liczby kolorów i/lub formatu papieru
  • Wydruki użytkowników lub działów z uwzględnieniem typów dokumentów
  • Wydruki na drukarkach z uwzględnieniem typów dokumentów
  • Najczęściej drukowane typy dokumentów

Raporty dotyczące rozliczania projektów:
  • Liczba stron i koszty na projekt z lub bez uwzględnienia użytkowników
  • Lista wydruków wykonanych przez użytkowników danego projektu

Inne możliwości:
  • Faktura wewnętrzna
  • Kopie na urzędzeniach wielofunkcyjnych i kopiarkach
  • Najwięcej kopiujące urządzenia wielofunkcyjne
  • Anulowane prace
  • Eksport prac do pliku csv
Korzyści z wdrożenia
  • Obniżenie wykonywanych nakładów druku.
  • Obniżenie kosztów eksploatacji urządzeń drukujących i kopiujących.
  • Optymalizacja posiadanego systemu druku i kopiowania dokumentów.
  • Podniesienie produktywności i efektywności pracowników biurowych.
  • Uzyskanie kontroli nad pracą podwładnych pracowników.
  • Zwiększenie bezpieczeństwa i poufności posiadanych dokumentów.
  • Dokładne rozliczanie kosztów wewnętrznych oraz możliwość budżetowania.
  • Bardzo precyzyjny audyt systemu produkcji dokumentów i możliwość zaprojektowania optymalnego rozwiązania.
  • Brak inwestowania środków własnych - finansowanie z osiągniętych oszczędności.


Następca programu PCSM

Oprogramowanie zarządzające drukarkami sieciowymi Gestetner zostało stworzone by zwiększyć wydajność urządzeń biurowych. Zaprojektowano je by sprostać zwiększonemu zapotrzebowaniu na dokumentację przy zapewnieniu maksymalnej produktywności. W szczególności by pomóc w optymalizacji kosztów, które codziennie są ponoszone, Gestetner wprowadził rozwiązanie Equitrac 3.0 - następca programu PCSM.
Pełna przejrzystość i kontrola kosztów produkcji dokumentów
Powiększ efektywność kosztową dzięki wydajnemu zarządzaniu zasobami drukującymi:
  • Czy wiesz ile Twoja firma drukuje / kopiuje dokumentów i ile to w rzeczywistości kosztuje?
  • Czy masz kontrolę nad drukowaniem / kopiowaniem dokumentów?
  • Czy zarządzasz bezpieczeństwem i poufnością wydruków?

Obecne technologie dokumentowe wychodzą użytkownikom na przeciw. Zaawansowane systemy wielofunkcyjne umożliwiają drukowanie sieciowe z każdego komputera w biurze. Dodatkowo, użytkownik może automatycznie wykończyć dokument: posortować, zszyć czy przedziurkować. Udostępnianie zasobów "zależnie od potrzeb" bez odpowiedniego zarządzania przysporzyć może jednak poważnych niedogodności. Z jednej strony niekontrolowany wzrost nakładów i związanych z nimi kosztów. Z drugiej zagrożenie płynące z wprowadzania prostych ograniczeń ilościowych. Wreszcie, wynikające z centralizacji oddalenie użytkownika od miejsca wydruku dokumentu a z nim ryzyko zagrożenia poufności dokumentów.

Rozwiązaniem byłby system, który udostępni zasoby użytkownikom, zabezpieczy poufność druku dokumentów dbając jednocześnie o kontrolę kosztów całego procesu. Taki właśnie jest EQUITRAC OFFICE.
Zintegrowany, zdalny pomiar i rozliczanie odczytów z liczników urządzeń
Aficio Counter Manager (ACM)
Moduł ACM oferuje funkcjonalność rejestrowania, oraz rozliczania wszystkich wydruków realizowanych na urządzeniach Gestetner. Informacja ta może być wykorzystana do dzielenia kosztów na użytkowników, departamenty lub kody bilingowe.
Pełne bezpieczeństwo dokumentów
Pulpit kontroli dostępu (sprzęt)
Jednostka instalowana przy urządzeniu umożliwia kontrolę kopii/wydruków wymagając do uwolnienia dokumentów przeciągnięcia karty magnetycznej lub podania kodu PIN przez użytkownika. Sprzęt bezpośrednio współpracuje z oprogramowaniem Equitrac.
Kontrola dostępu użytkowników bez dodatkowego sprzętu
Opcja PCC (Print and Copy Control - kontrola wydruków i kopii)
Oprogramowanie integruje się z urządzeniami dokumentowymi w efekcie umożliwiając centralne zarządzanie wszystkimi użytkownikami / departamentami. PCC wymaga od użytkownika podania kodu PIN lub sieciowego identyfikatora z poziomu panela kontrolnego urządzenia. To odblokowuje system i uwalnia dokumenty.

Podstawą funkcjonowania w biznesie jest informacja. By dzielić i przechowywać cyfrowe dokumenty wystarczy kliknięcie klawisza. Paradoksalnie, właśnie to prowadzi do dynamicznego wzrostu nakładów w formie papierowej. Firmy mogą znacznie zaoszczędzić znaczne środki dzięki precyzji rejestrowania, alokacji i odzyskiwania kosztów druku informacji biznesowych. Coraz większa liczba przedsiębiorstw decyduje się na centralizację podłączając komputery swoich pracowników do wydajnych, sieciowych systemów drukujących. W takiej sytuacji zrozumienie i monitoring rzeczywistych kosztów druku dokumentów nigdy nie było bardziej istotne. Odpowiedzią na tą potrzebę jest monitoring, zarządzanie i kontrola wszystkich wydruków sieciowych by zwiększyć efektywność i uzyskać pełną przejrzystość kosztów produkcji dokumentów. Wystarczy rejestrowanie wszystkich wydruków sieciowych by można było alokować i odzyskiwać koszty gwarantując przy tym bezpieczeństwo środowiska dokumentowego.

Rozliczanie dokumentów przedstawia dla firmy znaczne korzyści strategiczne i finansowe. Equitrac Office potrafi w formie okna dostarczyć pełny pakiet informacji o każdym zidentyfikowanym i zalogowanym zadaniu druku umożliwiając alokację kosztów i szczegółową analizę zasobów. Departamenty we własnym zakresie mogą lepiej zarządzać prowadzonymi projektami przyporządkowując koszty do klientów i realizowanych zadań. Dodatkowo, pomiary i monitoring dostarczają nieocenionej wiedzy dla administratorów, którzy znając specyfikę i natężenie pracy mogą odpowiednio zarządzać urządzeniami, testować różne warianty rozwiązania czy też przedstawić prognozę kosztów na wybrany okres. Co ważniejsze, wszystko to bez konieczności odchodzenia od komputera.

Gestetner w pełni rozumie potencjalne zagrożenie dla firmy wynikające z dysponowania poufnymi informacjami przez osoby do tego nieuprawnione. Stąd, oferujemy narzędzia administracyjne i urządzenia istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa środowiska dokumentowego. Nie bez znaczenia jest przy tym ich wpływ na przejrzystość kosztów związanych z produkcją dokumentów oraz możliwość kontroli tej ostatniej. Dodatkowo, bezproblemowa integracja oprogramowania i sprzętu Gestetner sprawia, że można mówić o prawdziwie kompletnym rozwiązaniu dla środowiska dokumentowego klienta.

Wszystkie marki i/lub nazwy produktów są znakami handlowymi zastrzeżonymi przez ich właścicieli. Manager kosztów i bezpieczeństwa drukowania jest rozwiązaniem dla grupy produktów Aficio. Aficio jest symbolem naszej odpowiedzialności za dostarczanie Ci innowacyjnej technologii, której możesz całkowicie zaufać. Inicjatywa programu "Gestetner Plus Partner" została stworzona by dostarczać wartościowych produktów, usług i rozwiązań wspomagających oraz aby dać przewagę w świecie ciągle zwiększającej się konkurencji.
  do góry strony